Kurumsal gıda alımında üç şey netleştirilmeden sipariş verilmemelidir: faturanın nasıl kesileceği, tedarikçinin hangi belgelere sahip olduğu ve ilişkinin bayilik mi tedarik mi olduğu. Bu üçü sonradan konuşulduğunda hem muhasebe hem denetim tarafında sorun çıkar.
Bu yazıda kurumsal alım sürecini, istenecek belgeleri ve bayilik-tedarik ayrımını bulacaksınız.
Bölüm 1: Kurumsal Faturalı Alım Nasıl İşler?
Süreç
- Firma bilgilerinin paylaşılması: Unvan, vergi dairesi, vergi numarası, adres.
- Teklif alma: Ürün listesi, birim fiyat, minimum sipariş, teslimat koşulları.
- Numune ve deneme: Menüye girecek ürünün kendi mutfağınızda test edilmesi.
- Sipariş: Yazılı sipariş formu veya e-posta teyidi.
- Teslimat ve kabul: İrsaliye kontrolü, sıcaklık ve ambalaj kontrolü.
- Fatura: E-fatura veya e-arşiv fatura.
- Ödeme: Vadeli veya peşin, anlaşmaya göre.
Fatura Türleri
| Tür | Kim için | Nasıl gelir |
|---|---|---|
| E-fatura | E-fatura mükellefi firmalar | Sistemler arası, otomatik |
| E-arşiv fatura | E-fatura mükellefi olmayanlar | E-posta ile PDF |
| Perakende satış fişi | Küçük tutarlı alımlar | Fiziksel/dijital fiş |
İşletmeniz e-fatura mükellefiyse tedarikçinin de e-fatura sistemine kayıtlı olması gerekir; aksi halde fatura e-arşiv olarak gelir. Bu, alım öncesi teyit edilmesi gereken bir noktadır.
Gıda Alımında KDV
Gıda ürünlerinde uygulanan KDV oranları ürün grubuna ve mevzuata göre değişir ve zaman içinde güncellenir. Doğru oran için tedarikçinizin faturasını ve güncel mevzuatı esas alın; tereddüt halinde mali müşavirinize danışın.
Sipariş Öncesi Netleştirilecekler
| Konu | Neden |
|---|---|
| Minimum sipariş tutarı/miktarı | Bütçe planlaması |
| Teslimat sıklığı ve günleri | Stok döngüsü |
| Nakliye ücreti dahil mi | Gerçek maliyet |
| Ödeme vadesi | Nakit akışı |
| Fiyat değişim bildirimi | Menü fiyatlandırması |
| İade ve eksik teslim koşulları | Uyuşmazlık önleme |
| Soğuk zincir taahhüdü | Gıda güvenliği |
Bölüm 2: Tedarikçiden İstenecek Belgeler
| Belge | Ne gösterir | Önem |
|---|---|---|
| İşletme kayıt / onay belgesi | Üretim yerinin resmi kaydı | Zorunlu |
| Vergi levhası | Firma kaydı | Zorunlu |
| Ticaret sicil bilgisi | Tüzel kişilik | Yüksek |
| Gıda güvenliği sistemi belgesi | HACCP/ISO 22000 vb. | Yüksek |
| Ürün etiket bilgileri | İçindekiler, alerjen, gramaj | Zorunlu |
| Analiz raporu | Mikrobiyolojik uygunluk | Orta-yüksek |
| Nakliye / soğuk zincir bilgisi | Taşıma koşulları | Yüksek |
| Personel hijyen belgeleri | Üretim personeli | Orta |
Neden Bu Belgeler?
İki sebepten: gıda denetimlerinde sizden istenir ve bir sorun çıktığında tedarik zincirinin izlenebilirliğini sağlar. Kreş, okul ve kurumsal mutfaklarda bu belgeler dosyalanmış olarak bulundurulmalıdır.
Etikette Aranacaklar
- Ürün adı ve net miktar
- İçindekiler listesi (azalan sırada)
- Alerjen bilgisi (vurgulu)
- Üretici firma adı ve adresi
- Parti/seri numarası
- Son tüketim tarihi
- Saklama koşulu (-18 °C)
- "Çözdürülmüş ürünü tekrar dondurmayınız" uyarısı
Etiket okuma konusunun tüketici tarafı katkısız donuk gıda nasıl anlaşılır yazısında.
Bölüm 3: Bayilik mi, Tedarik mi?
İki farklı ticari ilişkidir ve karıştırılması sonradan sorun yaratır.
| Tedarik (alım-satım) | Bayilik | |
|---|---|---|
| İlişki | Ürün alırsınız, kullanırsınız | Markayı temsil edersiniz |
| Marka kullanımı | Yok veya sınırlı | Var, sözleşmeyle tanımlı |
| Bölge hakkı | Yok | Genelde var |
| Minimum alım taahhüdü | Genelde yok | Genelde var |
| Fiyat | Liste/pazarlık | Bayi fiyatı, daha avantajlı |
| Sözleşme | Basit veya yok | Ayrıntılı, süreli |
| Yatırım | Sadece ürün bedeli | Dondurucu, tabela, stok |
| Risk | Düşük | Yüksek — taahhüt var |
| Kime uygun | Kafe, restoran, kreş | Satış yapacak işletmeler |
Hangisi Size Uygun?
| Amacınız | Uygun model |
|---|---|
| Kendi menünüzde kullanmak | Tedarik |
| Ürünü kendi markanızla sunmak | Tedarik (beyaz etiket görüşülür) |
| Ürünü olduğu gibi satmak | Bayilik |
| Bölgede tek satıcı olmak | Bayilik |
| Denemek, riske girmemek | Tedarik |
Çoğu kafe, restoran ve kreş için doğru model tedariktir. Bayilik, ürünü kendi müşterisine satacak işletmeler için anlamlıdır.
Bayilik Sözleşmesinde Bakılacaklar
- Bölge tanımı: Münhasırlık var mı, sınırları ne?
- Minimum alım taahhüdü: Aylık/yıllık miktar ve tutmadığında sonucu.
- Süre ve fesih: Sözleşme kaç yıllık, nasıl feshedilir?
- Fiyat değişimi: Ne sıklıkla, ne kadar önce bildirilecek?
- Stok riski: Satılmayan ürün iade edilebilir mi?
- Ekipman: Dondurucu kim sağlıyor, mülkiyeti kimde?
- Marka kullanımı: Tabela, ambalaj, dijital kullanım hakları.
- Rekabet yasağı: Başka marka satabilir misiniz?
Bayilik ve tedarik sözleşmeleri hukuki bağlayıcılığı olan metinlerdir. İmzalamadan önce bir avukata inceletmek doğru olur; bu yazı genel bilgilendirme amaçlıdır ve hukuki tavsiye değildir.
Sözleşmesiz Çalışmanın Riski
| Risk | Sonuç |
|---|---|
| Fiyat ani değişir | Menü fiyatı tutmaz, marj erir |
| Teslimat aksar | Menüden ürün çıkar, müşteri kaybı |
| Ürün özelliği değişir | Müşteri farkı hisseder |
| Eksik/bozuk teslim | İade prosedürü yok, zarar sizde |
| Tedarikçi başkasına satar | Bölge avantajı kaybolur |
En azından şu üçünün yazılı olması gerekir: fiyat geçerlilik süresi, teslimat taahhüdü, eksik/bozuk ürün prosedürü.
İlk Siparişte Yapılacaklar Listesi
| Adım | Kontrol |
|---|---|
| 1 | Belgeleri isteyip dosyalayın |
| 2 | Numune alıp kendi mutfağınızda deneyin |
| 3 | Porsiyon ve maliyet hesabı yapın |
| 4 | Küçük bir ilk sipariş verin |
| 5 | Teslimatta sıcaklık ve ambalaj kontrolü yapın |
| 6 | Faturanın doğru kesildiğini kontrol edin |
| 7 | 2 hafta deneme satışı yapın |
| 8 | Sonra düzenli siparişe geçin |
Dördüncü madde önemlidir: ilk siparişi büyük vermek, ürün veya tedarikçi uymadığında elinizde satamayacağınız stok bırakır.
Porsiyon ve maliyet hesabının ayrıntısı toptan donuk gıda alımı yazısında; işletme tipine göre kullanım bu yazıda.
Tadelya ile Kurumsal Çalışma
Tadelya, işletmelere kurumsal faturalı satış yapar. Ürünler el yapımıdır, katkı maddesi içermez ve şoklanarak dondurulur; etiketlerde içindekiler, alerjen bilgisi, parti numarası ve saklama koşulu yer alır. Kafe, restoran, kreş ve kurumsal mutfaklar için tedarik koşullarını, numune ve minimum sipariş konusunu görüşmek üzere iletişime geçebilirsiniz.
Ürün çeşitleri için ürünler sayfasına bakabilirsiniz.
Sıkça Sorulan Sorular
Kurumsal faturalı gıda alımı nasıl yapılır?
Firma bilgilerini paylaşıp teklif alarak başlar; numune denemesi, yazılı sipariş, teslimat kabulü ve e-fatura/e-arşiv fatura ile tamamlanır. Sipariş öncesi minimum tutar, teslimat ve ödeme koşulları netleştirilmelidir.
Tedarikçiden hangi belgeler istenmeli?
İşletme kayıt/onay belgesi, vergi levhası, gıda güvenliği sistemi belgesi, ürün etiket bilgileri, analiz raporu ve soğuk zincir bilgisi. Bunlar gıda denetimlerinde sizden de istenir.
Bayilik ile tedarik arasındaki fark nedir?
Tedarikte ürünü alıp kendi menünüzde kullanırsınız, taahhüt ve risk düşüktür. Bayilikte markayı temsil edersiniz; bölge hakkı ve avantajlı fiyat vardır ama minimum alım taahhüdü ve yatırım gerekir.
Hangi model bana uygun?
Kendi menünüzde kullanacaksanız tedarik; ürünü olduğu gibi kendi müşterinize satacaksanız bayilik. Çoğu kafe, restoran ve kreş için doğru model tedariktir.
Etikette neye bakmalıyım?
Ürün adı ve net miktar, içindekiler listesi, alerjen bilgisi, üretici adı ve adresi, parti numarası, son tüketim tarihi, saklama koşulu ve tekrar dondurmama uyarısı.
Sözleşmesiz çalışmak riskli mi?
Evet. En azından fiyat geçerlilik süresi, teslimat taahhüdü ve eksik/bozuk ürün prosedürü yazılı olmalıdır. Aksi halde ani fiyat değişimi veya teslimat aksaması doğrudan menünüzü etkiler.
İlk siparişi ne kadar vermeliyim?
Küçük tutun. Ürün veya tedarikçi uymazsa elinizde satamayacağınız stok kalır. Önce numune, sonra küçük sipariş, 2 hafta deneme satışı, ardından düzenli sipariş doğru sıradır.
E-fatura mükellefi değilsem ne olur?
Fatura e-arşiv olarak, e-posta yoluyla PDF şeklinde gelir. Kendi mükellefiyet durumunuzu ve tedarikçinin sistemini alım öncesi teyit etmek gerekir; tereddüt halinde mali müşavirinize danışın.